Puede parecer algo obvio la necesidad de tener una estudiada y experimentada "Organización" antes de proceder a informatizar los procedimientos mediante sistemas GMAO/CMMS, pero un gran número de Departamentos de
Mantenimiento han fracasado o han tardado un tiempo excesivo en implementar estos sistemas, debido a que no han reflexionado adecuadamente, antes de abordar el
proceso, sobre si su propia organización estaba suficientemente preparada para
la informatización, y ha sido durante dicho proceso que han evidenciado las
carencias en codificaciones, en rutinas escritas, en procedimientos, en
formatos y en flujos de información, etc.
El resultado, como hemos dicho, puede
ser el rotundo fracaso, el de una improvisación acelerada con resultados
imprevisibles o el del alargamiento en el tiempo, percibiéndose por los
destinatarios como un proyecto poco estructurado y negativo.
Sin duda, el
mantenimiento en cualquier sistema productivo o de mantenimiento de flotas es evaluado por la reducción de
los paros en la línea de producción o de la maquinaria que componga la flota, la rapidez y eficacia en la solución de
averías y la optimización en los resultados económicos.
Al
plantearnos un proyecto de informatización debemos definir claramente cuáles
van a ser los objetivos concretos que perseguimos con el mismo. Entre otros,
pueden ser:
- Evitar que los Jefes de Taller/Equipo lleven control de trabajos en
libretas y hojas de notas personales e intransferibles.
- Que la documentación escrita esté abierta y sea
accesible a todos los que la requieran.
- Conocer realmente los costes de mantenimiento
preventivo y correctivo por áreas, secciones y máquinas.
- Emitir informes de resultados con rapidez, rigurosidad
y mínima o nula burocracia.
- Reducir los tiempos de respuesta desde el aviso de
producción de una avería en un porcentaje determinado.
- Mejorar la disponibilidad operacional en un
porcentaje determinado.
- Conocer en todo momento la actividad a la que se destinan
los agentes u operarios de mantenimiento: preventivo, correctivo,
predictivo, etc…
Este tipo de respuestas son las que debemos plantear como objetivo y
sobre las que debemos reflexionar antes de abordar el proceso y, por su puesto,
mucho antes de realizar ninguna adquisición de hardware o software.
De este estudio detallado para conocer si la organización de nuestro Departamento de Mantenimiento y de nuestra Empresa se desprenderá la decisión de si es aconsejable esperar y mejorar los trabajos reorganizativos previos antes de la implantación de un sistema GMAO que nos evite caer en la conocida frase:
"Si informatizamos un departamento desorganizado, informatizaremos el caos"
También es cierto que en ocasiones, a lo largo de mi vida laboral como gestor de mantenimiento, me he encontrado directores "inmovilistas y poco creativos" que han esgrimido esta frase para no tener que dar el vertiginoso paso del cambio, sin encontrar nunca el momento idóneo para hacer que su organización evolucione a una Gestión Avanzada del Mantenimiento. Sin duda, estas personas incapaces para la toma de decisiones, son un cáncer para la empresa y para la moral de sus empleados.
Por lo tanto, desde mi punto de vista, se debe realizar una función activa y continuada de reorganización, de forma que podamos realizar el cambio cultural del Departamento de la forma mas segura, pero también más rápida posible. No podemos dilatar las decisiones de forma que dejemos a nuestra empresa en una clara situación de desventaja competitiva, alejándonos de conceptos tan necesarios como la "Mejora Continua" y el "Cambio Evolutivo" que hoy, más que nunca, es imprescindible, y no optativo.
REQUISITOS ORGANIZATIVOS A OBTENER DE LA APLICACIÓN
GMAO
Vamos a exponer algunos de los
requisitos necesarios que nos debe proporcionar un sistema GMAO y que estarán interrelacionados con el nivel de organización que
tengamos en nuestro departamento.
- Mejora de los tiempos de respuesta: Deberemos tener correctamente establecido el flujograma y las
responsabilidades, desde que se produce la avería o percance en las
instalaciones hasta que Mantenimiento tiene realmente información
fidedigna del mismo y emite la correspondiente orden de trabajo.
- Mejora de la trazabilidad de intervenciones: Para minimizar el MTTR, una de las formas es
desglosar y atomizar cada uno de los tiempos que lo componen, pues muchos
de ellos son mejorables mientras que otros son tiempos muertos. Esa
optimización de tiempos de paradas exige una trazabilidad de propia orden
de trabajo, de forma que podamos exigir al sistema todos los subtiempos
asociados a una parada de instalación.
- Disponer de históricos técnicos analizables: Todos los sistemas, instalaciones y
maquinarias a mantener deben estar estructurados de forma arborescente y
codificada. Así podremos imputar las actividades preventivas y correctivas
a cada una de las partes del mismo, de forma que podamos desprender porcentajes
de preventivo y correctivo, costes y eficiencias de las intervenciones,
eficacias de los diversos operarios involucrados, repetitividad y
estadísticas de averías, etc.
- Planificación y consumo de repuestos: La imputación de los materiales invertidos
en los mantenimientos preventivos y correctivos debe partir de la
organización previa para que todos los mandos intermedios y operarios
indiquen al cumplimentar sus órdenes de trabajo, que materiales han
utilizado, y para que ello pueda ser controlado informáticamente, es
absolutamente preciso que los mismos tengan su codificación.
- Despliegue y comunicación de la compañía: Debemos aprovechar la implementación de un
sistema GMAO para dar información a la compañía de nuestras ratios
identificativas mediante cuadros en el edificio, informes, etc.,
documentos que deberán estar prediseñados para incorporarlos a la planificación
informática.
- Disminución de los costes de mantenimiento: El sistema GMAO debe estar concebido para obtener análisis estadísticos fáciles de la evolución de consumo de piezas fungibles, que deberán estar de antemano controlados, desglosados, identificados por cuentas de cargo y equipos, etc.
Para alcanzar una Gestión Avanzada de Mantenimiento es requisito imprescindible lograr que todas las BBDD de la empresa (RRHH, Logistica, Compras, Producción y Mantenimiento, como fundamentales) estén cruzadas e integradas de forma que nos permitan una Planificación y Programación real, evitando perdidas de tiempos organizativas al haber confiado en el azar o en la atención constante de los gestores de mantenimiento para ir adaptándose a las necesidades y desajustes continuos de la Programación diaria, semanal o mensual. Desajustes que se vuelven catastróficos para la economía de la empresa y la moral de los trabajadores.
Una vez ajustada nuestra orgnaización, daremos pie a que el sistema informático nos permita simplificar el analisis de datos, cruzando los mismos y aportando cuantas estadísticas queramos obtener y establecer KPI,s con valores fiables que nos permitirá optimizar de forma continua nuestra Gestión, consiguiendo:
- Mejora de la Fiabilidad de nuestros equipos e instalaciones.
- Diagnosticos Predictivos previa organización de la dinámica de mediciones y recogida de datos.
- Reducción de tareas administrativas, un software apropiado simplificara las tareas administrativas y los costes burocráticos implicados.
- Control de actividades de contratos externos
- Mejora de la Productividad y eficacia de los recursos humanos, el control de mano de obra de forma previa nos permitirá realizar una Programación de Tareas ajustados a los tiempos disponibles, al repuesto almacenado y a la disponibilidad de talleres, como requisito mínimo de trabajo.
